Concluzii webinar Private Events, How Private?

Ultimul webinar al seriei dedicate de Horeca Insight relansării industriei, a avut ca focus principal evenimentele, atât cele corporate, cât și cele care ne animă viața personală. Concluziile acestui webinar coincid de altfel și cu măsurile anunțate de autorități și condițiile în care va fi permisă deschiderea teraselor și organizarea de evenimente sau activități sportive. Printre măsurile valabile începând cu 1 iunie putem enumera: ridicarea interdicțiilor de deplasare în afara localităților; reluarea transportului rutier și feroviar internațional de persoane; accesul pe plajă este permis cu anumite restricții de distanțare; tot de la 1 iunie se deschid și terasele, cu distanțare de 2 metri între mese și nu mai mult de 4 persoane la o masă; competițiile sportive se vor putea relua în aer liber, dar fără spectatori; de asemenea, va fi permisă desfășurarea concertelor și spectacolelor în aer liber pentru maximum 500 de spectatori și o distanțare de 2 metri între aceștia.

Invitații webinarului dedicat organizării de evenimente au fost Dani Caramihai – unul dintre cei patru fondatori ai grupului Fratelli, Christine Schillings Regional Manager în grupul hotelier Hilton alături de Andra Costescu – Sales Manager Crowne Plaza și Adrian Popa – owner Reina Events.

Subiectele și preocupările fiecărui organizator de evenimente în aceste zile se învârt în jurul unor teme majore:

• Care sunt obiectivele pentru jumătatea de an rămasă din 2020?
• Cum este relația cu furnizorii/partenerii, cum reușim să-i ținem aproape?
• Cine este cel mai afectat sau cel mai puțin afectat de lipsa contractelor și anularea evenimentelor?
• Ce se pierde din experiență prin limitarea interacțiunii și distanțare?
• Cum se poate reconverti personalul pentru a folosi cât mai eficient resursa umană?
• Câte evenimente au fost anulate? Câte au fost reprogramate?

Concluzii:

• Lipsa de predictibilitate este printre cele mai mari influențe asupra viitorului industriei, cu speranța că spre final de an se va mai tempera;
• Locațiile sunt pregătite în baza unor scenarii și în așteptarea măsurilor ce vor fi anunțate de autorități
• Speranța și optimismul se trag zilele astea din deschiderea și încrederea oaspeților în livrarea serviciilor în condiții de siguranță, mai ales către final de vară 2020;
• În această perioadă una dintre preocupări a fost menținerea la nivel ridicat a moralului echipei, dar și o gestiune bună a relației cu clienții prin reprogramare a evenimentelor;
• Distribuția evenimentelor este 90% pe corporate în cazul grupului Fratelli; în cazul Crowne Plaza 80% corporate și majoritatea au fost reprogramate cu o pondere sub 5% a anulărilor; în cazul Reina Events accentul este pe evenimente private cu o pondere de 90% (cu o distribuție de 50-60% din acestea doar nunți);
• Terasele care deserveau evenimente pot fi regândite ca spațiu de luat masa în condițiile în care acest lucru va fi permis;
• Sperăm ca măsurile de distanțare fizică să constituie doar o măsură temporară în cazul evenimentelor în care networking-ul este esențial;
• Într-adevăr soluția de delivery a mers surprinzător de bine, dar nu este viabilă pe termen lung în cazul restaurantelor clasice;
• Resursa umană este cea mai importantă și se încearcă integrarea în activitățile care vor fi permise în perioada imediat următoare;
• Activitatea hotelului nu a fost oprită, dar s-a desfășurat cu minimul de personal și grad de ocupare;
• Relația cu furnizorii este una de apropiere și înțelegere, construită în mulți ani de colaborare și speranța este ca toți aceștia să poate trece cu bine peste perioada imediat următoare;
• Anul 2021 va fi aglomerat de evenimentele care s-au reprogramat, dar pentru fiecare se va găsi o soluție mai ales că încă există o anumită reticență din partea beneficiarilor; O opțiune în acest sens ar fi adoptarea unor noi trenduri de evenimente spre final de săptămână sau evenimente corporate organizate în weekend;
• Se estimează fluctuații de cost ale materiilor prime, dar momentan nu preconizăm creșteri de preț pentru servicii în condițiile în care scade disponibilitatea oamenilor de a cheltui;
• Adaptarea este cuvântul de ordine al lunilor de vară, inclusiv în ce privește personalul și implicarea acestuia în activitățile care vor fi permise inițial;
• Măsurile luate de autorități au fost bine primite, iar implicarea organizațiilor de profil a sprijinit statul prin accent și comunicare pe exact acele zone care necesitau acțiuni concrete; toate măsurile propuse de aceste organizații au fost adaptate realității economice românești;
• În continuare pentru a respecta măsurile de distanțare fizică și implementarea de noi norme de dezinfectare și igienizare, un sprijin financiar pentru jucătorii Horeca ar fi binevenit;
• Un ghid de bune practici legat de interacțiunea umană în cadrul evenimentelor ar fi de bun augur în condițiile în care va fi ancorat în anumite norme de bun simț;
• Va apărea o nevoie de modificare a contractelor pentru a acoperi astfel de evenimente neprevăzute, cum a fost pandemia – precum recuperarea avansurilor, și care nu sunt acoperite momentan de Forța majoră.

Webinariile dedicate de Horeca Insight relansării industriei ospitalității sunt susținute cu sprijinul următorilor parteneri: Macallan, The Famous Grouse, Unilever Food Solutions, Dr. Oetker, Mastertent, Mancare Curata, Snick Ambalaje cărora le mulțumim și pe această cale că sunt alături de noi.