De 14 ani, Adrian Ungureanu și-a asumat rolul de Marketing Manager și partener al Bucate pe Roate, un rol esențial în toate etapele transformatoare ale business-ului devenit parte integrantă din industria Horeca din România. Adrian a urmărit atent trendurile pentru a identifica noi oportunități în dezvoltarea brandului top of mind când vine vorba de servicii de catering.
- Care este setul de bune practici la care apelați în gestionarea evenimentelor mari?
Planificarea atentă este cheia: Urmăm un proces de planificare în detaliu, începând cu înțelegerea cerințelor clientului, stabilirea clară a obiectivelor și crearea unui program cât mai amănunțit. După ce ne asigurăm că am înțeles foarte bine ce își dorește clientul nostru, facem o proiecție a evenimentului, pentru a previziona desfășurarea acestuia. Apoi, ne bazăm pe o echipă cu experiență: Echipa noastră de experți în organizarea evenimentelor și bucătarii profesioniști asigură o execuție impecabilă, discutăm intern cu colegii înainte de fiecare eveniment mare și organizăm din timp mai multe vizite la locul de desfășurare. Cu această ocazie, verificăm utilitățile existente și nivelul lor, căile de acces, spațiile de depozitare etc. Evităm să ne implicăm în organizarea mai multor evenimente mari în același timp, pentru a putea păstra calitatea serviciilor pe care le oferim, astfel încât la final să avem sentimentul de satisfacție a lucrului bine făcut. Alcătuim echipa care va lucra pentru eveniment și ne bazăm doar pe persoane cu o calitate umană și profesională peste medie. Trasăm direcțiile de activitate și responsabilitățile fiecăruia, discutăm meniul cu producția, achizițiile cu colegii de la aprovizionare, set-up-ul, etc. Desigur, comunicarea eficientă joacă un rol important – menținem o comunicare constantă cu clienții, furnizorii și membrii echipei noastre pentru a ne asigura că totul va decurge în mod corespunzător. Controlul calității este esențial, de la aprovizionarea cu materii prime până la prezentarea preparatelor și servirea lor propriu-zisă.
În ultima perioadă, au fost destul de rare situațiile în care am apelat la furnizori pentru a închiria echipamente și elemente de logistică, întrucât deținem toate elementele necesare organizării unui eveniment cu un număr mare de participanți, evitând și limitând drastic situațiile neprevăzute care ne obligau uneori să improvizăm. Lucrăm doar cu furnizori de materii prime și servicii cu care avem colaborări de lungă durată, care au fost evaluați si pe care ne bazăm, furnizori care înțeleg importanța de a reproduce mereu servicii la același standard de calitate. Bucate pe Roate dispune de propria flotă, echipată corespunzător pentru asigurarea siguranței alimentelor
- Puteți oferi câteva exemple relevante de evenimente la care ați asigurat catering: număr de participanți, cerințe speciale, provocări?
Fiecare eveniment are propriile provocări, fie că este vorba de anvergură, cerințe speciale ale clientului sau desfășurarea în locații inedite. În iunie 2023, Bucate pe Roate a asigurat servicii de catering pentru un număr record de 17.000 de participanți într-o singură zi în cadrul evenimentului anual Auto Total Business Show. Evenimentul a avut loc la Romexpo, unde spațiul a fost împărțit în mai multe zone, printre care o zonă VIP și o zonă Dinner in the Sky.
Anul trecut am fost furnizorul oficial de servicii de catering al Conferinței Plenipotențiarilor Uniunii Internaționale a Telecomunicațiilor (PP-22), la care s-au impus o serie de cerințe speciale: de la testarea preparatelor înainte de a fi consumate de către înalți demnitari, la asigurarea unei calități a preparatelor demne de invitați Very VIP (șefi de stat si prim-miniștri) și până la respectarea unor diete speciale.
Un alt eveniment de amploare pentru noi a fost ”Summit-ul șefilor de stat și de guvern din țările membre ale Uniunii Europene” din luna mai 2019, pentru care a fost nevoie să ne deplasăm la Sibiu pentru a servi peste 1200 de participanți. A fost o experiență nouă pentru noi, cu toate provocările pe care le aduce organizarea activității într-un loc străin, unde nu ne puteam baza pe sprijinul partenerilor noștri. Am dat și de această dată dovadă de adaptabilitate și ne-am ridicat la înălțimea evenimentului, fapt pentru care am obținut o scrisoarea de recomandare din partea Ministerului Afacerilor Externe.
Totodată, am primit o serie de distincții pentru participarea la evenimente la care am prestat servicii de catering, dintre care amintim Distincția oferită subscrisei de Arhiepiscopia Romano-Catolică de București ”pentru deosebita susținere a vizitei Papei Francisc la București pentru sprijinul oferit organizării acestui eveniment istoric”.
- Aveți o strategie în abordarea risipei alimentare? Cum vă aliniați cu cerințele actuale privind servirea preparatelor, prin minimizarea utilizării farfuriilor și tacâmurilor de unică folosință?
Ne mândrim cu faptul că avem o politică strictă de reducere a risipei alimentare, prin ofertarea unei cantități de mâncare potrivite pentru evenimentul respectiv și acordând posibilitatea oaspeților de a lua la pachet mâncarea rămasă.
Intern, ne bazăm pe un departament de gestiune cu experiență, care utilizează o serie de proceduri de verificare atentă a materiilor prime și direcționarea acestora către producție în funcție de diferite criterii, cum ar fi tehnica de management al inventarului FEFO (first expire first out). De asemenea, ne bazăm pe o capacitate mare de stocare la rece prin numeroase unități de refrigerare și camere frigorifice, astfel încât depozitarea să se facă mereu la temperatura recomandată. Prin aceste politici interne ne asigurăm că risipa alimentară este redusă în stadiu incipient.
De asemenea, prin sistemul informatic integrat (ERP) folosit, cu ajutorul directorului de producție și al bucătarilor coordonatori, toate etapele producției sunt atent controlate. La fiecare comandă sistemul generează un inventar de materii prime precis care ajută producția să realizeze exact cantitățile comandate de către client. Inventarul de materii prime are la bază rețetele noastre, testate de mai multe ori înainte de a ajunge in sistemul informatic ERP și mai departe în ofertele către clienți.
Astfel, putem afirma că după o zi de lucru în cadrul laboratorului propriu și la locurile de desfășurare a evenimentelor la care suntem furnizori, risipa alimentară este minimă.
Pentru a minimiza folosirea veselei și tacâmurilor de unică folosință, încurajăm clienții să opteze pentru veselă de ceramică și tacâmuri de inox prin solicitarea unui tarif accesibil, iar când acest lucru nu este posibil, punem la dispoziție veselă biodegradabilă.
- Care sunt avantajele producției in-house în ceea ce privește controlul calității și personalizarea?
Producția in-house ne permite să deținem un control complet asupra calității și prospețimii preparatelor noastre. Totodată, ne permite să ne adaptăm produsele la diferite preferințe sau nevoi dietetice, prin personalizarea acestora conform cerințelor clienților noștri.
- Ce atu-uri considerați că vă diferențiază de alte companii cu obiect de activitate similar? Ce vă recomandă în managementul adecvat al evenimentelor mari la care sunteți furnizor
Certificarea FSSC: Un atu care ne diferențiază de alte companii este certificarea FSSC (Food Safety System Certification), pe care o deținem încă din februarie 2016. FSSC este un standard recunoscut de GFSI (Global Food Safety Initiative), care vine cu reguli stricte în ceea ce privește siguranța alimentului, fără a se limita însă la aceasta.
Calitatea ingredientelor: Acordăm, de asemenea, o atenție sporită calității materiei prime, alegând pentru preparatele noastre ingrediente cât mai naturale, ceea ce se reflectă în savoarea preparatelor.
Legătura strânsă cu clientul: Un alt aspect la care ținem în mod deosebit este legătura strânsă cu clientul, de la contactul inițial, când încercăm să aflăm cât mai multe informații esențiale pentru a ne adapta cerințelor acestuia, până la comunicarea constantă cu acesta pe parcursul evenimentului și ulterior prin solicitarea de feedback.
Inovare continuă: Departamentul nostru de dezvoltare și testare lucrează permanent la crearea de noi preparate, care să vină în întâmpinarea așteptărilor/nevoilor clienților cu diferite preferințe sau restricții alimentare.
Rețete optimizate conform ultimelor recomandări nutriționale: Am putut veni în ajutorul companiei prin intermediul cunoștințelor acumulate în cadrul cursurilor de tehnician nutriționist și consultant în nutriție generală, cât și cel de Nutrition Science, susținut la Universitatea Stanford din SUA. Alături de bucătarii noștri experimentați, am perfecționat rețetele din punct de vedere nutrițional, astfel încât să fie echilibrate și să aducă un aport nutrițional cât mai mare.
Ceea ce ne recomandă în managementul adecvat al evenimentelor mari este experiența anterioară, din care am înțeles cât de importantă este comunicarea cu clientul și cu propria echipă, plus capacitatea de adaptare la schimbări neașteptate, care sunt inevitabile la evenimente de anvergură.
- Ce aveți în vedere când planificați meniurile de eveniment, cum asigurați un meniu divers și cum abordați restricțiile alimentare și solicitările speciale?
Toate meniurile noastre sunt gândite astfel încât să acopere toate preferințele sau restricțiile dietetice, incluzând opțiuni cu carne, vegane, vegetariane, fără gluten, fără lactoză, fără premixuri și aditivi alimentari și fără sau cu un conținut redus de zaharuri.
Portofoliul nostru de produse conține peste 500 de repere, grupate în categoriile indicate anterior, create în cei 14 ani de activitate în laboratorul nostru, ceea ce ne permite să propunem cu ușurință un meniu cu diversitate sporită, adaptat la restricțiile alimentare impuse.
Multe dintre solicitările speciale primite au vizat anumite forme inedite și culori deosebite care pot fi obținute folosind coloranți naturali din fructe și legume. Având în vedere solicitările frecvente de acest tip, am dezvoltat în timp un departament de creație și producție de preparate pentru evenimente care să vină în întâmpinarea solicitărilor atipice primite și să încadreze preparatele respective în tematica evenimentului, prin integrarea lor într-un set-up spectaculos, construit prin utilizarea unor elemente de decor atent selectate și însoțite de aranjamente florale potrivite.
- Cum măsurați succesul unui eveniment: există mecanisme de feedback care vă ajută să vă îmbunătățiți continuu abordarea?
Măsurăm întotdeauna succesul unui eveniment pe baza feedback-ului primit de la client, a nivelului de satisfacție a invitaților și a gradului de îndeplinire a obiectivelor stabilite. Am implementat mecanisme de feedback care centralizează reacțiile primite de la clienți, ceea ce ne permite să ne îmbunătățim permanent serviciile și produsele.
Cmentariile sunt închise